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05月22日

让DOC不再泄密:防泄密从Word开始

  适合读者:Word使用者

  前置知识:无

  蝴蝶:Word是最常用的一种文字处理程序,可以说只要是有Windows操作系统的地方几乎都能找到它的足迹?无疑它的使用率是最广的。但每天都和Word打交道的你,是否想到过Word其实是泄露机密信息的罪魁祸首?任何人只要稍微懂一些计算机操作,就能将你私人的秘密日记、辛苦几宿做出来的计划书、公司的绝密档案等资料全部窃取并公开!别不信,我们从来不拿安全开玩笑!  

  防泄密,从Word开始

  Word是我们经常使用到的Office组件,由它编辑出来的DOC文档也是我们常用的一种文档格式。通过查看DOC文档的属性,我们可以从“摘要”标签页内查看到DOC文档的作者、创建时间、最后编辑时间、最后保存者及公司名称等私人信息,如图1所示。如果编辑出来的文档需要与别人交流,那么这些内容就会成为敏感的信息,无形中就会泄露了个人隐私。

  
图一  

  如何避免Word文档泄露我们的隐私呢?Doc Scrubber这个软件就是我们的好帮手。使用它,我们可以很容易地把一个或多个DOC文档中的隐私内容全部或部分清除掉,让你无需担心自己的个人信息被曝光。  

  让DOC不再泄密

  软件名称:Doc Scrubber

  软件大小:820KB

  软件版本:1.1

  运行平台:Windows 9X/NT/2000/XP

  软件性质:免费

  下载地址:http://www.javacoolsoftware.info/downloads/docscrubbersetup.exe  

  在下载软件并安装后,双击桌面上的“Doc Scrubber”图标启动程序,其操作窗口如图2所示。

图二
  其中“Analyze”按钮是用来分析DOC文档中含有那些隐藏信息,其作用与我们查看DOC文档属性的“摘要”标签页类似。要想清除DOC文档中的隐藏信息,可进行如下操作:

  1.单击Doc Scrubber中的“Scrub”按钮进入清除方式选择窗口,如图3所示。

图三
  小提示:在该窗口中有“Scrub a single Word document”、“Scrub all Word documents in a specific folder”、“Scrub selected Word documents in a specific folder”三中模式,翻译成中文分别是:清除单个DOC文档的隐藏信息、清除指定文件夹内所有DOC文档的隐藏信息、清除指定文件夹内指定DOC文档的隐藏信息。  

  2.选中“Save scrubbed file over original”复选框将直接清除原始DOC文档中的隐藏信息,如果没有选中的话将会再产生一个不含隐藏信息,名为“原文件名+SCRUBBED”的DOC文档。  

  3.选定所需的清除方式后,单击“Next”按钮,进入文档选择窗口。在这里单击“Browse for file(folder)”按钮浏览并选择所需的文件或文件夹,选择后单击“Next”按钮进入隐藏信息清除选项窗口。  

  4.在这个窗口中我们可根据需要选择需要清除的隐藏信息,推荐选中全部内容,如图4所示。

图四
  再选中“Reset Author to Specified”和“Reset Company to specified”复选框,并在它们的文本框中输入内容,可以为DOC文档指定作者名称和公司名称。设置完成后,单击“Next”按钮完成对指定DOC文档隐藏信息的清除。  

  清除后再去查看文档属性的“摘要”标签页,你就会发现这里的隐藏信息没有了,从而确保了我们私人信息的安全性。


  键同按让文档私用  

  在多人共用的电脑中,为了防止别人看到我们的秘密文档,相信每个人都对各自的文档都采取了一定的保护措施。要么给文件或文件夹设置隐藏属性,要么对文档进行密码保护,但这些都是俗招!笔者最近另辟蹊径,发现了一个保护Word文档的新招,只要同时按下三个键即可将文档内容隐藏,别人打开后里面空空如也,而你只要同时按下三个键就能让文档中的秘密马上显现。这样的隐藏方式是不是很别致呢?相信想看你私人资料的人想破脑袋都想不到吧?!  

  1. 启动Word,执行“工具→宏→录制新宏……”命令,打开“录制宏”窗口,在“宏名”栏中为所录制的新宏取名为Hidden,在“将宏保存在”下拉框中选择“所有文档(Normal.dot)”选项。在“将宏指定到”工具框中单击“键盘”按扭,打开“自定义键盘”窗口,光标定位在“请按新快捷键”文本框中,此时进行键盘操作,按下Alt+Ctrl+H组合键,这个快捷键组合就会出现在“请按新快捷键”文本框中,单击窗口“指定”按钮,将快捷键指定给Hidden宏,最后单击“关闭”按钮,进入宏录制状态。  

  小提示:这里的“Alt+Ctrl+H”是作者自己定义的组合键,你也可以按自己的喜好设置其它的键,目的是让别人无法猜到,下同。  

  2.执行“编辑→全选”菜单命令,选定所有文本,再执行“格式→字体”菜单命令,打开“字体”设置对话框,在“字体”选项卡中,选中“效果”单选框中的“隐藏文字”选项,单击“确定”按钮。返回后再单击工具栏上的“保存”按扭,单击“停止录制”,结束Hidden宏的录制。  

  3.录制Show宏。同样选择“录制新宏”选项,将宏取名为Show,在“将宏保存在”下拉框中选择“所有文档(NormaJ.dot)”选项,将Show宏的快捷键指定为Alt+Ctrl+S(操作方法与给Hidden宏指定快捷键的方法相同)。  

  4.进入宏录制状态后,执行“编辑→全选”菜单命令,再执行“格式→字体”菜单命令,如果“字体”选项卡中“隐藏文字”的单选框中有“√”,则单击将“√”去掉,使该选项不被选中,然后单击“确定”按钮。单击“停止录制”,结束Show宏的录制。  

  小提示:前面分别录制了Hidden宏和Show宏,Hidden宏的功能是将文档的内容全部隐藏后保存,Show宏的功能是取消隐藏,还原文档内容。可是在录制宏时,同时也将字体、字号、下划线、上下标等属性一同录制到了宏中,在运行宏时,这些属性会修改文档原有属性格式,所以要对录制的Hidden宏和Show宏进行必要的修改。  

  5.执行“工具→宏→宏……”菜单命令,在“宏”窗口中找到Hidden宏和Show宏,分别选中Hidden宏或Show宏,接着单击“宏”窗口右边的“编辑”按钮,此时Word中的Visual Basic编辑器被打开,Hidden宏和Show宏的代码出现在编辑器的代码窗口中。对Hidden宏和Show宏代码进行修改,将字体、字号等属性删除,只保留Hidden(隐藏)属性。修改完成后,单击编辑器菜单栏上的“文件→保存Normal”命令,最终得到的Hidden宏和Show宏的代码。  

  OK,设置就是这样简单明了,下面试一下吧。打开一个已编辑好的Word,按下Alt+Ctrl+H组合键,运行Hidden宏,此时文档隐藏内容后自动存盘,最后关闭。当别人再次打开该文档时,会很神奇地发现文档是空的,什么内容也看不到!要想显示文档内容,只需按下Alt+Ctrl+S组合键即可。

  这个快捷键自己知道就行了,千万别泄露哦!使用快捷键来运行Hidden宏和Show宏,不仅操作简便,而且提高了此法的保密性,隐藏、显示随心所欲。此法对含有表格、图片、文本框、超级链接等多种属性格式的文档均有效,赶快将你的秘密藏起来吧!

  OnSign让文档传输更安全

  网络发达的今天,通过邮件发送Word文档是再普通不过的事情了,但你能不能确定在文档发送的过程中有没有被人拦截并修改呢?相信这也是大家一直在头大的问题。以往的 “数字签名”就可以解决这个问题,但这种可以确保网络文件不会遭到窜改的保护工具感觉上只有那些有着商业往来的用户才用得起,普通网民就只能眼睁睁地看着资料被窃取了——别忘了免费的onSign软件,它可以让你发送出去的OE邮件和Word文档加上独具个性的数字签名,从而可以确定你的文件是否在发送途中被人拦截或窜改。  

  1.启动“向导”。onSign的下载网址为:http://www.onlinedown.net/soft/14691.htm,下载安全完毕后,当你打开Word时,工具条上会多出一个“onSign”选项,点选它,就可以启动数字签名向导了。而大家想让最常用的OutLook也使用数字签名的话,必须在开始菜单中选“onSign Signature Wizard”图标来进行签名设计,如图5所示。
图五
  签名设计。点击“onSign Signature Wizard”页中的“下一步”,来到“Input Device Selection”页面,在这里可选择制作签名的工具,如图6所示。我们可以选择扫描仪、传真机、鼠标等方式,勾选下方的“Show all devices”可显示更多的工具。我们还是用“Mouse”试一试吧,它可是最简单又最能凸显个性了。

图六
  继续“下一步”来到“Input Signature”,在“Enter your signature”区域中,可用鼠标任意写下你的名字或其它能代表你的标志,然后再点“下一步”设置签名文件名及密码,如果不想别人也能使用你的签名,一定要设置好密码,确定后个人签名就OK了,如图7所示。  
   图七
  3.签名的使用。在Word中完成文档的编辑后,点击工具栏上“Sign”小按钮,在弹出的对话框中点击“Sign Now”,输入对应的密码,你的数字签名便被插入到文档中了。此时的签名上面被覆盖着一个蓝色的“?”,如图8所示。

   在你用OE撰写新邮件时,要想插入数字签名则需要在工具条上点“插入”下拉菜单中的“签名”来添加签名,这时会弹出一个提示输入密码的对话框,也可以点击“Select”按钮来选择已经设计好的其它签名文件。插入后,签名文件也将出现,如图8所示。
   图八
  4.签名的鉴定。当你将Word文档或OE邮件发给收件人时,对方也需要安装onSign软件才能看到数字签名。当他收到Word文档或OE邮件后,如果文件中的签名显示“Email is authentic”则表示签名有效,该邮件没有被非法更改过。但如果显示“This Email was modified”同时有红色的“禁止”标志则表明签名无效,文件已经被更改过了。这时你该如何处理,自然就心中有数了。  

  通过以上三大奇招的防护,相信不管是本地文档还是在网络上传输的文档都将更安全,大家再不用为Word泄密而烦恼了!